Pelayanan yang prima menjadi salah satu kunci utama kesuksesan sebuah klinik. Pasien yang puas dengan layanan klinik tidak hanya akan kembali untuk berobat, tetapi juga cenderung merekomendasikan klinik tersebut kepada keluarga dan kerabat mereka. Oleh karena itu, kami hadirkan Webinar Series Eps 1 dengan tema “Cara Meningkatkan Pelayanan Klinik untuk Menjadi Lebih Baik”.
Topik ini menjadi bahasan utama dalam Webinar Series EPS 1 yang diselenggarakan pada 14 Februari 2025 bersama dr. Ranny Rulianty—Pemilik Klinik dr. Ranny, Pengurus ASKLIN Tangerang Selatan, sekaligus Surveyor Akreditasi. Dalam webinar ini, dr. Ranny memberikan wawasan tentang bagaimana klinik dapat meningkatkan kualitas pelayanan agar semakin baik dan dipercaya oleh masyarakat.
Mengapa Klinik Harus Terus Meningkatkan Pelayanan?
Pelayanan yang baik bukan hanya berdampak pada kenyamanan pasien, tetapi juga pada keberlangsungan bisnis klinik itu sendiri. Klinik yang mampu menghadirkan pengalaman yang menyenangkan bagi pasien akan lebih mudah mendapatkan kepercayaan dan loyalitas.
Selain itu, persaingan antar fasilitas kesehatan semakin ketat, terutama dengan munculnya berbagai klinik baru dan layanan kesehatan digital. Klinik yang tidak mampu beradaptasi dan meningkatkan kualitas layanan berisiko kehilangan pasien dan tertinggal dari kompetitor.
Beberapa alasan pentingnya meningkatkan pelayanan klinik:
- Kepuasan Pasien → Pelayanan yang ramah dan efisien membuat pasien merasa diperhatikan dan dihargai. Pasien yang puas akan kembali dan merekomendasikan klinik kepada orang lain.
- Reputasi Klinik → Pelayanan yang baik membangun reputasi positif yang menarik pasien baru. Klinik dengan reputasi baik akan lebih mudah mendapatkan pasien baru.
- Efisiensi Operasional → Proses administrasi yang tertata baik mempercepat pelayanan dan mengurangi antrean panjang. Klinik yang unggul dalam layanan memiliki daya saing lebih tinggi dibandingkan kompetitor.
Langkah Meningkatkan Kualitas Pelayanan Klinik
Dalam pemaparannya, dr. Ranny menekankan bahwa pelayanan yang baik dapat dicapai melalui penguatan pada berbagai aspek, mulai dari pemahaman terhadap kebutuhan pasien hingga penerapan teknologi yang mendukung kelancaran operasional klinik.
Berikut beberapa langkah yang dapat diterapkan oleh klinik agar layanan semakin baik:
1. Memahami Kebutuhan Pasien
Pasien datang ke klinik dengan berbagai harapan, mulai dari mendapatkan penanganan medis yang tepat hingga dilayani dengan ramah dan cepat. Oleh karena itu, memahami kebutuhan pasien menjadi langkah awal untuk menciptakan pelayanan yang lebih baik.
- Klinik dapat mengumpulkan masukan melalui kotak saran atau survei kepuasan pasien.
- Komunikasi aktif juga menjadi penting agar klinik mengetahui keluhan atau kendala yang dialami pasien selama proses pendaftaran, pemeriksaan, hingga pembayaran.
2. Mempermudah Proses Administrasi
Salah satu keluhan yang kerap dialami pasien adalah proses administrasi yang berbelit-belit. Oleh karena itu, klinik perlu melakukan pembenahan di bagian ini agar alur pelayanan menjadi lebih cepat dan nyaman.
Beberapa perbaikan yang dapat dilakukan:
- Pendaftaran Online: Pasien dapat melakukan pendaftaran melalui sistem daring tanpa harus datang langsung ke klinik.
- Penjadwalan Janji Temu: Dengan sistem penjadwalan yang baik, klinik dapat mengatur kedatangan pasien agar tidak terjadi antrean panjang.
- Beragam Metode Pembayaran: Menyediakan opsi pembayaran non-tunai seperti QRIS, transfer bank, atau kartu debit untuk memudahkan pasien.
3. Peningkatan Kualitas Sumber Daya Manusia (SDM) & Fasilitas Klinik
Klinik tidak akan mampu memberikan pelayanan terbaik tanpa didukung tenaga medis dan staf administrasi yang kompeten. Oleh karena itu, pengembangan SDM menjadi hal yang krusial.
- Pelatihan Rutin: Klinik dapat mengadakan pelatihan berkala terkait pelayanan prima, komunikasi dengan pasien, hingga penggunaan sistem informasi klinik.
- Evaluasi Kinerja: Melakukan penilaian berkala untuk melihat performa staf dan memberikan masukan jika ditemukan kekurangan.
Tak hanya itu, klinik juga perlu memperhatikan kondisi fasilitas klinik apakah sudah sesuai dengan kebutuhan pasien atau belum.
- Pastikan tata ruang klinik nyaman dan bersih untuk pasien dan tenaga medis.
- Investasi pada peralatan medis modern untuk mendukung diagnosis yang lebih akurat.
- Terapkan protokol kebersihan yang ketat untuk menciptakan lingkungan yang aman.
4. Pengelolaan Antrian yang Lebih Baik
Pasien seringkali mengeluhkan lamanya waktu tunggu di klinik. Untuk menghindari hal ini, klinik perlu mengelola antrian dengan lebih baik, misalnya:
- Sistem Antrian Elektronik: Pasien bisa melihat nomor antrian secara real-time.
- Estimasi Waktu Tunggu: Memberikan informasi estimasi waktu agar pasien memiliki kepastian dan merasa lebih tenang.
5. Memanfaatkan Teknologi Digital untuk Mendukung Pelayanan
Penggunaan teknologi telah terbukti mampu meningkatkan efisiensi pelayanan di berbagai sektor, termasuk kesehatan. Klinik dapat mulai beralih ke sistem digital untuk mempermudah pencatatan data pasien, manajemen stok obat, hingga pengaturan antrian.
Salah satu solusi yang dapat diadopsi adalah DoctorTool, sebuah platform digital yang dirancang khusus untuk mendukung operasional klinik agar lebih efisien.
Dengan DoctorTool, klinik dapat:
- Menggunakan Rekam Medis Elektronik (RME) untuk pencatatan pasien secara akurat.
- Mengelola stok obat secara otomatis untuk menghindari kekosongan atau obat kedaluwarsa.
- Mengatur penjadwalan pasien dan antrian secara digital untuk mempercepat pelayanan.
Evaluasi Berkelanjutan untuk Pelayanan yang Lebih Baik
Meningkatkan kualitas pelayanan bukanlah proses yang selesai dalam satu waktu. Klinik perlu melakukan evaluasi secara berkala untuk melihat apakah sistem yang diterapkan sudah efektif atau justru masih ada keluhan dari pasien.
Klinik perlu untuk mengumpulkan masukan dan saran melalui survei kepuasan pasien secara berkala. Tindak lanjuti setiap masukan yang ada dengan cepat dan tepat, agar pasien merasa didengar. Jangan lupa untuk sediakan form keluhan yang mudah diakses dan bisa diproses dengan baik. Jangan lupa untuk selalu cek dan optimalkan Google My Business dari klinik, karena itu bisa dilihat dan dijangkau semua pengguna.
Lakukan evaluasi berkala terhadap seluruh aspek pelayanan klinik, lalu identifikasi kekurangan yang dimiliki oleh klinik. Buat rencana perbaikan agar klinik terus berkembang. Terakhir, jalin kerja sama dengan laboratorium, apotek, dan asuransi untuk memberikan layanan yang lebih komprehensif.
Optimalkan Pelayanan Klinik Anda Bersama DoctorTool!
Untuk memastikan klinik Anda memberikan layanan terbaik, DoctorTool hadir sebagai solusi digital yang mendukung berbagai aspek operasional klinik. Dengan fitur unggulan seperti:
✅ Sistem Rekam Medis Elektronik (RME) untuk pencatatan pasien yang lebih akurat.
✅ Sistem Manajemen Antrian agar pasien mendapatkan kepastian layanan.
✅ Pengelolaan Stok Obat Otomatis untuk memastikan ketersediaan obat selalu terjaga.
✅ Laporan dan Analisis Data untuk membantu klinik mengevaluasi kinerja dan meningkatkan layanan.
Dengan DoctorTool, klinik Anda dapat lebih fokus pada pelayanan pasien tanpa terganggu oleh proses administratif yang rumit. Segera hubungi tim DoctorTool untuk mendapatkan solusi terbaik bagi klinik Anda!
